Email-Konto über Server der Mineralölgesellschaft

Allein aus unserer Mailkorrespondenz wissen wir, dass die Pächter mancher Mineralölgesellschaften für ihren Mailverkehr überwiegend eine ihnen von ihrer Gesellschaft gestellte Adresse nutzen. Nach unserer Kenntnis ist dies bei Aral (*@tankstelle.de), Circle K/Total (*@tankstelle-td.de), Enilive/Agip (*@ts-enilive.de), HEM (*@tamoil.net) und Team (*@team.de) der Fall.

Diese Handhabung ist auch völlig problemlos, solange der Tankstellenvertrag besteht. Bei Vertragsende sieht das anders aus. Mit Ende des Vertrags verlieren diese Betreiber auch den Zugriff auf den Server der Gesellschaft und damit auch auf den über diese Adresse gelaufenen Mailverkehr. In der Regel handelt es sich dabei aber um geschäftliche Mails, die schon aus steuerlichen Gründen revisionssicher nach GOBD gesichert werden müssen.

Auf die Gefahr hin, durch Wiederholung zu langweilen, geben wir daher erneut den folgenden Hinweis: Für eine Speicherung in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gibt es viele Lösungen, die für Unternehmen und Privatnutzer verfügbar sind und eine rechtssichere Speicherung, Suchfunktion und langfristige Verfügbarkeit von E-Mails ermöglichen – sie müssen nur rechtzeitig genutzt werden.

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